La globalización y los cambios acelerados de este nuevo milenio, traen consigo nuevos desafíos para todas las organizaciones. Cambios cada vez más rápidos en los gustos y preferencias de los consumidores, cambios en regulaciones, y entornos más competitivos, hacen que las empresas deban adaptarse a ritmos acelerados, en cuestiones referentes a la oferta, especialmente a la calidad, tiempo y costos de la misma.
Las empresas deben hacerse cada vez más seguido preguntas como: ¿los productos y servicios tienen la calidad exigida por el cliente?, ¿cumplen con los tiempos esperados?, ¿el costo es razonable?, ¿cumplen con las regulaciones exigidas?.
Para lograr responder a estas preguntas de una manera más ágil, surge el concepto de BPM, o Business Process Management, que tiene como objetivos:
• Lograr o mejorar la “agilidad del negocio” en una organización. El concepto de agilidad del negocio se entiende como la capacidad que tiene una organización de adaptarse a los cambios del entorno a través de los cambios en sus procesos integrados.
• Lograr mayor “eficacia”. El concepto de eficacia se entiende como la capacidad que tiene una organización para lograr en mayor o menor medida los objetivos estratégicos o de negocio.
• Mejorar los niveles de “eficiencia”. Eficiencia es la relación entre los resultados obtenidos y los recursos utilizados, es decir, el grado de productividad de un resultado. El término eficiencia está relacionado con todos los indicadores de productividad en cuanto a calidad, costos y tiempo.
Hoy no sólo basta con ser eficiente, porque si no se es capaz de adaptarse a los acelerados cambios de la globalización y la nueva era digital, correrá con desventajas competitivas frente a aquellas que puedan lograrlo.
Para esto necesitamos mayor control y eficiencia en la capacidad de cambio en los procesos de negocio, que son aquellos por los que se crea valor al cliente; y es aquí donde entra el concepto de BPM.
BPM es una disciplina integradora que engloba técnicas y disciplinas, que abarca las capas de estrategia, negocio y tecnología, que se comprende como un todo integrado en gestión, cuyo objetivo es mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de negocio de una organización, a través de la gestión de los mismos, que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua.
Industria 4.0
El Business Process Management entra en juego hoy más que nunca con la nueva era digital en la que estamos viviendo. Nos encontramos en una transición hacia una cuarta Revolución Industrial, como empresarios alemanes comentaban hace un par de años:
“La Industria 4.0 representa un cambio de paradigma de la fabricación y producción centralizada a una descentralizada pero inteligente. La nueva era indica la transición hacia la inter-conexión inteligente de máquinas y de sistemas, no solo en el propio emplazamiento de producción, sino también con todo el ecosistema organizacional. Se abre un potencial enorme, sin límites, en la innovación de los procesos de negocio, pero también en toda la forma en que va a interactuar la sociedad a nivel global. Nos encontramos al inicio de esta nueva era y seguramente tendrá lugar durante un período de varias décadas. Esta revolución industrial no solo va a involucrar a la empresa y sus colaboradores, sino a todos los grupos de interés y la sociedad en general.”
Esta Cuarta Revolución Industrial se caracteriza por incorporar:
• Servicios inteligentes (smart services) a la administración de su cadena de valor y la interoperabilidad con todos sus agentes externos.
• Cyber-physical systems (CPS), que se definen como un sistema colaborativo de elementos de TI (tecnologías de la información), diseñados para controlar dispositivos físicos, electrónicos o mecánicos.
• Internet de las cosas (Internet of Things – IoT), que se refiere a conectar dispositivos físicos de cualquier índole con sistemas de TI, para administrar y controlar las funcionalidades de los dispositivos a través del protocolo de internet.
Con estos cambios, nos acompañan cambios en los procesos organizacionales para hacerles frente. A diferencia de nuestra era actual, en que los procesos automatizados nos entregan información en tiempo real, el nuevo ciclo industrial se caracteriza por una mayor:
• Autonomía en la administración de los eslabones de una cadena de valor,
• Inteligencia de las actividades o dispositivos encargados de la toma de decisiones,
• Integración con todos los agentes externos que interactúan en la cadena de valor y,
• Mayor transparencia en la trazabilidad y seguimiento en los sistemas de producción y logística.
Para que las empresas logren sacar el mayor provecho de estos nuevos cambios tecnológicos, tendrán que desarrollar capacidades de excelencia en el entendimiento y manejo de sus procesos, para dotar de mayor grado de inteligencia a los procesos que se utilizan en los eslabones de la cadena de valor. Además de mejorar en forma continua el grado de agilidad del negocio, es decir, la capacidad de adaptarse a los cambios requeridos o deseados (innovación), a través de sus procesos de negocio.
Las capacidades tecnológicas que desarrolla la Industria 4.0 permiten a través de nuevas plataformas digitales:
• Mejorar la propuesta de negocio, ofreciendo nuevos servicios que agregan valor.
• Tomar control en tiempo real sobre los procesos organizacionales automatizados.
• Mejorar en tiempo y calidad los procesos logísticos integrados al entorno organizacional.
• Hacer posible la integración y comunicación de dispositivos físicos (CPS) con los protocolos IoT.
¡Si tu empresa no se encuentra aún en un proceso hacia la transformación digital, tendrá que hacerlo!
Gracias a la globalización y a esta nueva era digital que no para de sorprendernos día a día, las empresas tenemos cada vez más oportunidades de generar cambios para ampliar nuestra propuesta de valor a nuestros clientes, pero está en nuestras manos lograr adaptarnos a todos estos cambios, y tomarlos como aliados.
Para esto tenemos que seguir tres pasos:
1. La organización debe definir cómo quiere cambiar su mundo: de alguna forma habrá que lograr expresar una gran visión de cómo se puede simplificar y mejorar la vida de los clientes con las herramientas disponibles para la Industria 4.0
2. Identificar los elementos críticos del negocio: las estructuras funcionales tienen la ventaja de delimitar en forma clara las responsabilidades, pero tienen la gran desventaja que se instalan estructuras burocráticas que impiden una toma de decisiones eficientes y dificultan la coordinación transversal en las tareas y proyectos organizacionales. Los servicios de la Industria 4.0 son más pequeños, inteligentes e integrales, por lo tanto se requiere instalar nuevas unidades organizacionales más pequeñas, pero más flexibles, dotados con personas de negocio y tecnología que trabajen en conjunto para un objetivo común.
3. Definir y diseñar la interacción persona-máquina: el profesional de hoy en día no puede formarse solo con conocimientos en su materia, debe también adquirir competencias tecnológicas y acostumbrarse a que la actualización de conocimiento permanente será parte de su perfil profesional. En esta nueva era, se requiere formar equipos multidisciplinarios que trabajen en torno a componentes del negocio y diseñen la interacción persona-máquina.
Desde ETIC Consultora Integral, acompañamos a las empresas a adaptarse a estos nuevos cambios, a través de un servicio completo y pensado para cada organización en particular. Estamos abiertos, como siempre, a cualquier consulta.
(Fuente: Hitpass, Bernhard. “Business Process Management, Fundamentos y Conceptos de Aplicación”. 4ª edición. 2017.)